سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

 

  • تمهيد:

سعياً من إدارة الجمعية على ترسيخ مبادئ العمل المؤسسي، وحرصها على تفعيل معايير الجودة المؤسسية العالمية، جاءَ الاهتمام بجانب الوثائق الإدارية والمؤسسية بالجمعية من خلال هذه السياسة.

 

  • نطاق السياسة:

يدخلُ في نطاق السياسة : كل الوثائق الإدارية والمؤسسية المتعلقة بجمعية أسرة ببريدة ، سواء كانت هذه الوثائق مقدَّمة من :

  • الموظفين .
  • المستفيدين.
  • المخاطبات الإدارية.
  • المخاطبات الخاصة والسرية الواردة للجمعية.

 

  • جهة الاختصاص:

نظراً لشمولية هذه السياسة فإنَّ المعني بها كل إدارات الجمعية الدائمة والمستمرة.

وكذلكَ : كل من يدير للجمعية عملاً جزئياً في وقتٍ موسمي.

ولرئيس الإدارة أو رئيس المشروع أن يقوم بتفويض من يراهُ مناسباً ،مع بقاء المسؤولية والمسآلة عليه.

 

  • أنواع الوثائق في الجمعية:

تنقسم الوثائق في الجمعية إلى قسمين:

القسم الأول: وثائق يجب أن تحفظ، ولا يجوز إتلافها، ومن ذلكَ:

  • اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى
  • سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه
  • سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيهبتاريخ الانتهاء والسبب
  • سجل اجتماعات الجمعية العمومية
  • سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة
  • السجلات المالية والبنكية والعُهد
  • سجل الممتلكات والأصول
  • ملفات لحفظ كافة الفواتيروالإيصالات
  • سجل المكاتبات والرسائل
  • سجل الزيارات
  • سجل التبرعات
  • محاضر الاجتماعات للإدارة التنفيذية

القسم الثاني: وثائق يمكنُ الاستغناء عنها، وهي:

وهي الوثائق الثانوية ،وهذه يترك الأمر فيها للإدارة المعنية في تقدير ذلك.

 

  • فترة الاحتفاظ بالوثائق:

مما سبقَ تبينَّ أنَّ الوثائق على قسمين:

القسم الأول: هذه لا يجوزُ إتلافها تماماً ؛ لأهميتها في تطوير العمل الإداري بالجمعية، من خلال الرجوع إليها بشكلٍ دائم أو متقطع.

القسم الثاني: يجوز الاستغناء عنها، وهذه تقديرها لرئيس الوحدة الإدارية بالجمعية ، لكن يجب أن تبقى على الأقل عاماً كاملاً.

 

  • إجراءات الإتلاف:

بعدَ مضي الفترة المحددة، يتم وضع ما يلي عندَ الإتلاف:

  • إفادة من رئيس الوحدة بعدد المتلفات وأرقامها.
  • يجب أن يتم تلخيص لهذه الوثائق في رسوم بيانية أو محتوى نصي ، وهذه يجب حفظها لدى إدارة الوحدة.

 

  • اعتماد مجلس إدارة جمعية أسرة.
  • النشر لكافة إدارات ومشاريع الجمعية.