• تمهيد:

سعياً من إدارة الجمعية على ترسيخ مبادئ العمل المؤسسي، وحرصها على تفعيل معايير الجودة المؤسسية العالمية، جاءَ الاهتمام بجانب الوثائق الإدارية والمؤسسية بالجمعية من خلال هذه السياسة.

• نطاق السياسة:

يدخلُ في نطاق السياسة : كل الوثائق الإدارية والمؤسسية المتعلقة بجمعية أسرة ببريدة ، سواء كانت هذه الوثائق مقدَّمة من :

• الموظفين .
• المستفيدين.
• المخاطبات الإدارية.
• المخاطبات الخاصة والسرية الواردة للجمعية.

• جهة الاختصاص:

نظراً لشمولية هذه السياسة فإنَّ المعني بها كل إدارات الجمعية الدائمة والمستمرة.

وكذلكَ : كل من يدير للجمعية عملاً جزئياً في وقتٍ موسمي.

ولرئيس الإدارة أو رئيس المشروع أن يقوم بتفويض من يراهُ مناسباً ،مع بقاء المسؤولية والمسآلة عليه.

• أنواع الوثائق في الجمعية:

تنقسم الوثائق في الجمعية إلى قسمين:

القسم الأول: وثائق يجب أن تحفظ، ولا يجوز إتلافها، ومن ذلكَ:

• اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى
• سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه
• سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيهبتاريخ الانتهاء والسبب
• سجل اجتماعات الجمعية العمومية
• سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة
• السجلات المالية والبنكية والعُهد
• سجل الممتلكات والأصول
• ملفات لحفظ كافة الفواتيروالإيصالات
• سجل المكاتبات والرسائل
• سجل الزيارات
• سجل التبرعات
• محاضر الاجتماعات للإدارة التنفيذية

القسم الثاني: وثائق يمكنُ الاستغناء عنها، وهي:

وهي الوثائق الثانوية ،وهذه يترك الأمر فيها للإدارة المعنية في تقدير ذلك.

• فترة الاحتفاظ بالوثائق:

مما سبقَ تبينَّ أنَّ الوثائق على قسمين:

القسم الأول: هذه لا يجوزُ إتلافها تماماً ؛ لأهميتها في تطوير العمل الإداري بالجمعية، من خلال الرجوع إليها بشكلٍ دائم أو متقطع.

القسم الثاني: يجوز الاستغناء عنها، وهذه تقديرها لرئيس الوحدة الإدارية بالجمعية ، لكن يجب أن تبقى على الأقل عاماً كاملاً.

• إجراءات الإتلاف:

بعدَ مضي الفترة المحددة، يتم وضع ما يلي عندَ الإتلاف:

• إفادة من رئيس الوحدة بعدد المتلفات وأرقامها.
• يجب أن يتم تلخيص لهذه الوثائق في رسوم بيانية أو محتوى نصي ، وهذه يجب حفظها لدى إدارة الوحدة.

• اعتماد مجلس إدارة جمعية أسرة.
• النشر لكافة إدارات ومشاريع الجمعية.