سعياً من إدارة الجمعية على ترسيخ مبادئ العمل المؤسسي، وحرصها على تفعيل معايير الجودة المؤسسية العالمية، جاءَ الاهتمام بجانب الوثائق الإدارية والمؤسسية بالجمعية من خلال هذه السياسة.
يدخلُ في نطاق السياسة : كل الوثائق الإدارية والمؤسسية المتعلقة بجمعية أسرة ببريدة ، سواء كانت هذه الوثائق مقدَّمة من :
نظراً لشمولية هذه السياسة فإنَّ المعني بها كل إدارات الجمعية الدائمة والمستمرة.
وكذلكَ : كل من يدير للجمعية عملاً جزئياً في وقتٍ موسمي.
ولرئيس الإدارة أو رئيس المشروع أن يقوم بتفويض من يراهُ مناسباً ،مع بقاء المسؤولية والمسآلة عليه.
تنقسم الوثائق في الجمعية إلى قسمين:
القسم الأول: وثائق يجب أن تحفظ، ولا يجوز إتلافها، ومن ذلكَ:
القسم الثاني: وثائق يمكنُ الاستغناء عنها، وهي:
وهي الوثائق الثانوية ،وهذه يترك الأمر فيها للإدارة المعنية في تقدير ذلك.
مما سبقَ تبينَّ أنَّ الوثائق على قسمين:
القسم الأول: هذه لا يجوزُ إتلافها تماماً ؛ لأهميتها في تطوير العمل الإداري بالجمعية، من خلال الرجوع إليها بشكلٍ دائم أو متقطع.
القسم الثاني: يجوز الاستغناء عنها، وهذه تقديرها لرئيس الوحدة الإدارية بالجمعية ، لكن يجب أن تبقى على الأقل عاماً كاملاً.
بعدَ مضي الفترة المحددة، يتم وضع ما يلي عندَ الإتلاف: