وحدة الاعلام و التواصل

بسم الله الرحمن الرحيم

وحدة الاعلام و التواصل والعلاقات بالجمعية

أولا : الإعلام

  • تعريف شعبة الإعلام :

” تزويد المجتمع بالأخبار الصحيحة والمعلومات السليمة والحقائق الثابتة بالموضوعات التي تعمل عليها الجمعية من قضايا أو إنجازات أو تحقيقات أو تقارير تهدف لتكوين رأي عام صائب تجاه الجمعية ” .

إضافة إلى عملية بث ونشر دورية ومستمرة لكافة الأخبار والأحداث والموضوعات والمنوعات والآراء العامة سواء بطريقة عصرية ومناسبة للجمهور بصفة أسبوعية كانت أو شهرية أو سنوية .

  • أهداف شعبة الاعلام :
  • ابراز الجمعية كأحد الوجهات المميزة في المجال الاجتماعي والعناية بالتنمية الاسرية على المستوى الوطني .
  • تعريف المجتمع وشرائحه الخارجية بمنجزات الجمعية وكسب ثقتهم بمخرجاتها.
  • افادة الجمهور بأخبار الجمعية بما يعكس الصورة الحقيقية لها .
  • حضور الجمعية إعلامياً في الصحف المحلية والالكترونية بفترات تعكس حجم العمل والجهد المبذول في أنشطة وبرامج الجمعية .
  • الحضور الاعلامي في وسائل التواصل الاجتماعي على الانترنت .
  • مد جسور الشراكات والتعاون الاعلامي مع الجهات الاعلامية المتخصصة.

   ج- مهام شعبة الاعلام :

  • البحث والتقصي عن الأخبار والمنجزات والقضايا التي تعنى بها الجمعية وإبرازها بما يعزز دور الجمعية إيجابا في أوساط المجتمع.
  • إعداد التقارير الإعلامية للنشر في الوسائل الإعلامية المعتدلة .
  • التغطيات الاعلامية لمناسبات الجمعية .
  • نشر المقالات والأخبار و التغطيات والإنجازات في وسائل الاعلام المتنوعة .
  • الاشراف العام على وسائل التواصل الاجتماعي على الانترنت.
  • تطوير الكوادر البشرية العاملة في شعبة الاعلام بحضور الدورات والندوات .
  • قوة التواصل مع ممثلي الجهات الاعلامية ذات التوجهات المعتدلة.
  • التقصي عن جميع ما ينشر عن الجمعية في وسائل الإعلام كافة سواءً بالإيجاب أو النقد .

 

   د- المنافذ التي تشرف عليها شعبة الإعلام :

  • الموقع الالكتروني الخاص بالجمعية :

وذلك بالتغذية بالأخبار والأرشفة ونشر المقالات والمقابلات والإنجازات والصور والتغطيات المرئية والمقرءة والمسموعة .

  • مواقع التواصل الاجتماعي :

وذلك بالتغذية الاعلامية في نشر روابط أخبار الجمعية ومنجزاتها الاعلامية من خلال مواقع التواصل الاجتماعي على الانترنت وتشتمل على التالي :

  • Youtube
  • Instagram
  • Twitter
  • Facebook
  • Whatsapp
  • telegram.

 

  • الصحف المحلية والإلكترونية الرسمية :

وذلك بالتواصل مع الصحفيين في الصحف المحلية الرسمية بنشر الأخبار والمنجزات التي تعكس حجم الجهود المبذولة في الجمعية وتقديم رسالتها للمجتمع .

 

 هـ – الهيكل التنظيمي :

  • المدير العام
  • مساعد المدير العام لتنمية الموارد والخدمات المساندة
  • رئيس وحدة الاعلام والتواصل
  • شعبة الاعلام والتواصل

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ثانيا : التواصل

  • تعريف الوحدة:

وحدة مختصة ببناء جسور التواصل المباشر بأنواعه بين الجمعية وجميع شرائح المجتمع سواء المستفيدة من الجمعية أو غير المستفيدة بما يحقق معرفتهم بالجمعية ورضاهم عن خدماتها والتعاون معها في أداء رسالتها، وكذلك بناء التواصل فيما بين منسوبي الجمعية بما يحقق زيادة إنتمائهم وعطائهم.

  • أهداف الوحدة :
  • إيصال الصورة اللائقة بالجمعية إلى الفئات المستهدفة بالتواصل.
  • معرفة تقويم المستفيدين والمستهدفين لبرامج الجمعية وخدماتها وإيصال رأيهم بشكل تغذية راجعة إلى جهات الإختصاص بالجمعية.
  • التواصل الإيجابي مع المؤسسات الحكومية والقطاع الخاص بما يتحقق تحسين صورة الجمعية لدى تلك الجهات .
  • زيادة إنتماء موظفي الجمعية من خلال إيجاد برامج نوعية ومنوعة لضمان كونها بيئة جاذبة ومريحة ومطورة لهم ولذويهم.
  • مساعدة الجمعية على حضورها ومساهمتها في المناسبات العامة والخاصة للجهات والأفراد بما يكسبها أصدقاء ومنتمين فاعلين.

ج- مهام وهيكلة الوحدة:

تضم الوحدة أربع شعب، ولكل شعبة مهام خاصة حسب طبيعة المستهدفين منها، وذلك على النحو التالي:

أولاً: شعبة تواصل الأعضاء  :

  • جهات عنايتها:
  • أعضاء الجمعية العمومية .
  • أعضاء مجلس الإدارة.
  • أعضاء اللجان الاستشارية والمتعاونين.
  • المستشارون والمصلحون والمدربون ومن في حكمهم .
  • الداعمون الدائمون للجمعية .
  • مهامها:
  • إنشاء قاعدة بيانات متكاملة عن هذه الفئات شاملة: اسم العضو، الجوال ، البريد الالكتروني عنوان المنزل، جهة العمل، الوقت المفضل، أخرى.
  • تزويد هذه الفئات بكل أخبار ومنجزات وإعلانات الجمعية أولاً بأول .
  • إفادة إدارة الجمعية بالأخبار الخاصة لهذه الفئات من ترقيات أو مناسبات فرح أو تعزية وإعداد الخطابات المناسبة لذلك .
  • نشر أخبار هذه الفئات الخاصة من ترقيات أو مناسبات فرح أو تعزية في موقع الجمعية وفي رسائل الجوال حسب النظام المحدد.
  • دعوة هذه الفئات لزيارة الجمعية وإطلاعهم على خدماتها، والقيام بكل متطلبات نجاح الزيارة من الترتيبات المسبقة والتنسيق مع وحدات الجمعية والضيافة ونحوها.
  • تزويد هذه الفئات بإصدارات الجمعية .
  • دعوة هذه الفئات لحضور مناسبات وحفلات وملتقيات الجمعية .
  • إستقطاب أعضاء فاعلين جدد للجمعية العمومية حسب اللائحة المنظمة لذلك والتنسيق مع المالية بهذا الخصوص.
  • كل ما من شأنه زيادة إنتماء هذه الفئات ومعرفتها بواقع الجمعية.

 

ثانيا: شعبة تواصل الزملاء :

  • جهات عنايتها:
  • المدير العام.
  • المساعدين.
  • رؤساء القطاعات .
  • رؤساء الوحدات .
  • جميع الموظفين والموظفات

 

  • مهامها:
  • إنشاء قاعدة بيانات متكاملة عن هذه الفئات شاملة: اسم الموظف ، اسم الوحدة ، المؤهل ، الجوال ، البريد الالكتروني، عنوان المنزل، جهة العمل الصباحي، أخرى.
  • تزويد هذه الفئات بكل أخبار ومنجزات وإعلانات الجمعية أولاً بأول .
  • نشر أخبار هذه الفئات الخاصة من ترقيات أو مناسبات فرح أو تعزية في موقع الجمعية وفي رسائل الجوال حسب النظام المحدد.
  • تزويد هذه الفئات بإصدارات الجمعية .
  • دعوة هذه الفئات لحضور مناسبات وحفلات وملتقيات الجمعية حسب النظام المحدد.
  • إيجاد برامج تثقيفية في مجالات الجمعية مثل: مسابقات ، قراءات موجهة، إستضافات ، حوارات ونحوها خاصة بموظفي الجمعية.
  • تنظيم برامج ترويحية جماعية من رحلات مجدولة وأخرى موسمية، والقيام بكل ما يتطلبه من إنجاحها.
  • الاستماع إلى شكاوى الموظفين وطلباتهم وتوصيلها للجهة ذات الاختصاص.
  • السعي نحو تحقيق الخصومات والتسهيلات لدى المحلات و المؤسسات والفنادق ونحوها للموظفين.
  • توجيه برامج تشجيعية لعوائل المتميزين والفائزين من الموظفين.
  • كل ما من شأنه زيادة إنتماء هذه الفئات ومعرفتها بواقع الجمعية.

ثالثاً : شعبة تواصل العملاء:

  • جهات عنايتها:
  • مستفيدي وحدة الإصلاح.
  • مستفيدي وحدة الإستشارات.
  • مستفيدي وحدة التدريب.
  • مستفيدي وحدة التوفيق.
  • مستفيدي وحدة التيسير.
  • مستفيدي برامج الفتيات.
  • مستفيدي البرامج الالكترونية.
  • مستفيدي برامج الأطفال .
  • مستفيدي البرامج الموسمية.

 

ب- مهامها:

  • إنشاء قاعدة بيانات متكاملة عن هذه الفئات مستمدة من هذه الوحدات شاملة: اسم المستفيد، الجنس، العمر، اسم الوحدة التي استفاد منها ، نوع الخدمة المقدمة له، تاريخ تقديم الخدمة له ، المؤهل ، الجوال ، البريد الالكتروني، عنوان جهة العمل، أخرى.

( وهذه البيانات تؤخذ حسب طبيعة الخدمة، ومدى سماح الوضع بهذه المعلومات، ويستثنى من ذلك البيانات السرية )

  • تزويد هذه الفئات بكل أخبار ومنجزات وإعلانات الجمعية حسب ما يتناسب مع كل شريحة وأهمية مراعاة ذلك.
  • دعوة هذه الفئات لحضور المناسبات العامة وحفلات وملتقيات الجمعية حسب النظام المحدد.
  • معرفة رأي هؤلاء العملاء ومستوى الرضا عندهم وتقويمهم للخدمة المقدمة لهم وتوصيلها للجهة ذات الاختصاص.
  • الاستماع إلى شكوى هؤلاء العملاء وغيرهم وطلباتهم وتوصيلها للجهة ذات الاختصاص بالجمعية .
  • التنسيق بين العملاء ووحدات الجمعية كل على حسب اختصاصه.
  • كل ما من شأنه زيادة إنتماء هذه الفئات ومعرفتها بواقع الجمعية.

 

 

رابعاً: شعبة تواصل المجتمع :

 

  • جهات عنايتها:
  • أصحاب السمو .
  • أصحاب المعالي.
  • أصحاب الفضيلة العلماء والقضاة وأساتذة الجامعات.
  • أصحاب السعادة مدراء الدوائر الحكومية .
  • داعمي الجمعية .
  • الأعيان.
  • التجار .
  • مأذوني الأنكحة .
  • المعلمون والمعلمات، ومن في حكمهم.
  • الجهات الخيرية والمماثلة وذات العلاقة.
  • بقية أفراد المجتمع .

 

  • مهامها:
  • إنشاء قاعدة بيانات إجمالية عن هذه الفئات شاملة: اسم المستهدف، الجوال ، البريد الالكتروني عنوان جهة العمل، الوقت المفضل، أخرى.
  • تزويد هذه الفئات بأبرز أخبار ومنجزات وإعلانات الجمعية حسب التنصيف المخصص لهم .
  • دعوة الشخصيات المهمة من هذه الفئات لزيارة الجمعية وإطلاعهم على خدماتها، والقيام بكل متطلبات نجاح الزيارة من الترتيبات المسبقة والتنسيق مع وحدات الجمعية والضيافة ونحوها.
  • تزويد الشخصيات المهمة من هذه الفئات بإصدارات الجمعية .
  • دعوة هذه الفئات لحضور مناسبات وحفلات وملتقيات الجمعية .
  • إفادة إدارة الجمعية بالأخبار الخاصة لهذه الفئات من ترقيات أو مناسبات فرح أو تعزية وإعداد الخطابات المناسبة لذلك .
  • كل ما من شأنه معرفة هذه الفئات بمنجزات وخدمات الجمعية.

 

]